STRATEJİK SÜRDÜRÜLEBİLİR PROJE YÖNETİMİ

Öncelikle “Sürdürülebilirlik” kavramını ele almak gerekirse; mevcutta elde edilen başarının uzun vadede değişime karşı ivme kazanarak devam etme becerisidir diyebiliriz. Bu yönde şirketler stratejilerini oluştururlarken öncelikle misyon, vizyon ve politikaları ile paralel olmasına dikkat etmelidirler. Alınan stratejik kararlar, değişen iç ve dış faktörlere karşı gerektiğinde manevra yapabilecek esneklikte olmalıdır. Şirketler bu yola çıkarken ise, faaliyet planlarını sadece ekonomik yönden düşünmemeliler, topluma ve çevreye karşı sorumlulukları olduğunu da unutmamalıdırlar. Yani, çeşitli sosyal sorumluluk projelerini desteklemeliler ve yenilenebilir teknoloji ile çevreye karbon ayak izleri bırakılmaması gibi konularda daha hassasiyet göstermelidirler.

Şirketlerin sürdürülebilirlik konusuna tüm perspektiflerden hakim olduğunun göstergesi ise; oluşturulan sürdürülebilirlik stratejilerinin organizasyonun en yukarısından en aşağısına kadar doğru performans göstergeleri ile bağlanmasıdır. Operasyonel iş süreçlerine de yansıyacak olan bu stratejik değişimi hayata geçirmek ancak bu şekilde mümkündür ve bundan en çok etkilenen taraf ise iç paydaşlar yani şirket çalışanları olacaktır. Bunun yanısıra, iç ve dış paydaşlar arasında da ayrıca bir iletişim ve etkileşim kanalı oluşturmak önemlidir.

Şirketlerde sürdürülebilirlik bilincini bu şekilde oluşturup tüm kademelerde yaygınlaştırdıktan sonra, “SÜRDÜRÜLEBİLİRLİLİĞİ SÜRDÜREBİLMEK” için ise belli periodlarda süreçleri ölçmek ve sonuçları değerlendirmek gerekir. Bu ölçüm, mevcut bulunan nokta ile ulaşılması istenen nokta arasındaki katledilen mesafedir, bir başka deyişle süreçlerin iyileşme hızıdır. Bu sonuçlar, şirket çalışanları ile paylaşılarak bu konudaki hem farkındalıkları artırılmalı hemde çalışanların bu kültürü daha çok sahiplenmeleri sağlanmalıdır. Bu noktada atılacak en etkili adım belki de şirketlerin kendi bünyelerinde “Sürdürülebilirlik Komitesi” kurmak olabilir. Ve bu komitenin SÜRDÜRÜLEBİLİR BAŞARI’ya giden yolda sürekli ilerleyebilmesi için şirketlerin stratejik hedefleri doğrultusunda projeler üretmesi ve bu projeleri doğru bir şekilde yönetmesi ise esastır.

İşte bu noktada “STRATEJİK PROJE YÖNETİMİ” kavramı karşımıza çıkar ve 10 farklı alt yönetim sürecinden oluşur. Amaç; kapsamı belirlenen işi mevcut kaynaklar ile en kısa sürede, en az maliyet ile ve en yüksek kalitede yapabilmektir.

1. KAPSAM YÖNETİMİ: Projeyi başarıyla tamamlamak amacıyla, projenin sadece gerekli çalışmaları içermesini sağlamaya yönelik süreçlerden oluşur. Kısacası, “yapılacakları” ve “yapılmayacakları” tanımlar. Kapsamın doğru yönetilmesi için içeriğin doğru ve eksiksiz anlaşılması önemlidir.
2. ZAMAN YÖNETİMİ: Proje kapsamına uygun aksiyonların belirlenmesi ve bu aksiyonların belirlenen proje süresi içinde gerçekleşmesi için öncelikle aralarındaki bağımlılık ilişkilerinin kurulması ve buna göre kaynak planlamasının yapılması adımlarını içerir.
3. MALİYET YÖNETİMİ: Yapılan kaynak planlamasına göre bütçenin belirlenmesi, alınacak ürün ve hizmetlerin satın alma / kiralama kararlarının gözden geçirilmesi, dolaylı maliyetler (vergiler, ek ödenekler vs.), direkt maliyetler (eğitimler, seyahatler, ücretler, ödüllendirmeler, malzeme, materyal, işçilik, ekipman vs.) hesaplanmasıdır.
4. KALİTE YÖNETİMİ: Müşteri gereksinimlerinin karşılanabilmesi için beklentilerin anlaşılması, değerlendirilmesi, tanımlanması ve yönetilmesidir. Gereksinimlere uyum ile kullanım uygunluğu bir arada olmalıdır. PUKO (planla-uygula-kontrol et-önlem al) kalite geliştirme metodu uygulanmalıdır.
5. INSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ: Proje takımını organize etmeyi, yönetme ve liderlik yapma süreçlerini kapsar. Projede rol ve sorumlulukları tanımlama, eğitim ihtiyaçlarını belirleme, takım geliştirme stratejilerini oluşturma, ödüllendirme gibi personel yönetim planını kapsar.
6. İLETİŞİM YÖNETİMİ: Paydaşların ihtiyaç ve beklentilerine cevap verebilen organizasyonel iletişim varlıklarına uygun proje iletişim yaklaşımının ve planının belirlenmesidir. Proje gidişatının belirli periodlar ile paylaşılmasıdır.
7. RİSK YÖNETİMİ: Risk gerçekleşmesi durumunda temel proje hedeflerinden (kapsam, zaman, bütçe ve kalite) en az birisine olumsuz yönde etki eden olaylardır. Bu yüzden proje sırasında ve sonrasında öngörülen risklerin belirlenmesi ve buna göre önlem planlarının yapılarak çözüm önerilerinin geliştirilmesi gerekir. Amaç en başta riski ortadan kaldırmaktır, eğer kaçınılmaz ise etkilerini azaltmaya çalışmak olmalıdır.
8. TEDARİK YÖNETİMİ: YAP ya da SATIN AL kararının verilmesi, uygun sözleşme tiplerinin seçilmesi, sözleşme hükümleri ve özel şartlarının hazırlanması, kaynak seçim kriterlerinin belirlenmesi ve değişiklik taleplerinin yönetilmesi süreçlerini kapsar.
9. PAYDAŞ YÖNETİMİ: Projeden etkilenecek kişi, grup ve organizasyonları belirlemek, beklentilerini ve etkilerini analiz etmek, ortaya çıkan sorunları ve çatışmaları yönetmek, proje aktivitelerine katılımına teşvik etmek, paydaşların çıkarları ile çelişiyor mu saptamak, tecrübelerinden en üst düzeyde faydalanmayı amaçlar.
10. ENTEGRASYON YÖNETİMİ: Proje yönetimi süreç grupları içindeki süreç ve aktiviteleri bütünleştirmek adına, farklı proje yönetim elemanlarını belirlemek, tanımlamak, birleştirmek ve koordine etme faaliyetlerini tanımlar.

Sonuç olarak, rakiplerimizi arkamızda bırakmak için yenilik peşinde koştuğumuz bir yolda etkin PROJE YÖNETİMİ bize hız kazandıracak olan bir araçtır. Projeler, hemen hemen herkesin hayatının bir döneminde içine dahil olduğu ve bir parçası olarak ek sorumluluklar aldığı geçici görevlerdir. Bu arada, her işe proje denilmesi de doğru değildir, çünkü bir işe proje denilmesi için istenen zaman aralığında belirli kaynaklarla ihtiyacın tam olarak karşılanmasına yönelik yapılan bir çalışma olması gerekir. Amaç ise, değişimi yönetecek olan bir organizasyonun kurulması ve planlanan aksiyonların yürütülmesidir. Bu, başarıyı yakalamak için atılan bir adımdır ancak yapılan araştırmalar başarıyı ararken başarısızlık ile daha çok karşılaşıldığını göstermektedir. Yani, daha ileriye gitmek isterken bulunulan noktadan daha da geriye gidilmektedir. Ve her başarısızlık vakit ve nakit israfıdır. Bunun için, şirketlerde proje yönetiminde başarısızlığın temel nedenlerine karşı bir farkındalık oluşturulmalı ve bile bile hataya düşülmemesi için özellikle aşağıdaki 12 madde göz ardı edilmemelidir.

Proje Yönetiminde Başarısız Olma Nedenleri:

• Projeye detaylı ön çalışma ve analiz yapılmadan başlanması,
• Projeye üst yönetim tarafından yeterli destek verilmemesi,
• Projede 1’den fazla proje yöneticisinin olmasının kaosa sebep olması,
• Projenin amacının ve öneminin net aktarılamaması,
• Projenin kapsamının sürekli değişmesi,
• Projenin zaman planına uygun proje kaynak planının yapılmaması,
• Projeden etkilenen tüm paydaşların sürece dahil edilmemesi,
• Projede ilgili departman temsilcilerinin (deneyimli keyuserların) seçilmemesi,
• Proje üyeleri arasındaki iletişimin zayıf olması,
• Projelerin getireceği yeniliklerin çalışanlar üzerinde korku yaratması,
• Proje risklerinin analiz edilmemesi ve önlem alınmaması
• Proje sonuçlarının ölçülemiyor olması

Son olarak, her başarısız projeye farklı açıdan bir kazanım gözüyle de bakılabilmelidir çünkü bir sonraki projede işin nasıl yapılmaması gerektiğini bilmekte, en az nasıl yapılması gerektiğini bilmek kadar değerli olacaktır. Başarısız proje çıktıları, başarılı proje girdileri için en büyük öğrenilmiş derslerdir.